ทุกครั้งที่ผมได้มีโอกาสไปพูดให้ความรู้กับองค์กรต่างๆ เกี่ยวกับเรื่องโซเชียลมีเดีย ผมมักจะเจอคำถามข้อแรกๆ ที่พนักงานในองค์กรนั้นๆ พูดและบอกผมคือ "บริษัทเราบล๊อคไม่ให้พนักงานใช้โซเชี่ยลมีเดีย เช่น Facebook, Twitter" และก็ได้มีโอกาสคุยกับหัวหน้าของพนักงานเหล่านั้น ส่วนใหญ่เค้าก็จะบอกว่า "ต้องบล๊อคเอาไว้ ไม่อย่างนั้น ก็ไม่ทำงานกันพอดี มัวแต่เล่นเกมส์กันทั้งวัน"  ซึ่งตอนนี้หลายๆ องค์กรเริ่มมีการนำโซเชี่ยลมีเดียมาใช้เป็นอีกช่องทางในการสื่อสารขององค์กร บ้างก็ทำได้ดี บ้างก็เพิ่งจะเริ่มต้น  และหลายๆ แต่มันจะดีไหมครับ หากเราสามารถดึงให้คนในองค์กรเข้ามามีส่วนร่วม กับการสื่อสารขององค์กรผ่าน โซเชี่ยลมีเดียของเค้า เพราะมันจะป็นช่องทางทีมีประสิทธิภาพมากกว่าองค์กรสื่อสารออกไปเอง เราดูกันครับว่าเราจะทำยังไง ถึงทำให้คนทั้งองค์กร มีส่วนร่วมกับการสือสารผ่านช่องทางนี้

p.p1 {margin: 0.0px 0.0px 0.0px 0.0px; font: 12.0px Arial}
p.p2 {margin: 0.0px 0.0px 0.0px 0.0px; font: 12.0px Arial; min-height: 14.0px}

 

  1. เข้าใจคนในองค์กร
    ก่อนจะเริ่มนำโซเชียลมีเดียมาใช้กับคนในองค์กร เราต้องเข้าใจก่อนว่า พฤติกรรมของคนในองค์กรเราเป็นอย่างไร เค้าชอบใช้อะไร เช่น Facebook, Twitte หรือ โซเชียลมีเดียตัวไหนกันเป็นส่วนใหญ่ และส่วนใหญ่เค้าทำอะไรกันในนั้น เช่น พูดคุย, เล่นเกมส์ หรือ อ่านอย่างเดียว? เพราะเมื่อเราเข้าใจ เราก็จะสามารถเข้าถึงและสร้างรูปแบบความร่วมมือจากคนในองค์กรได้ง่ายมากขึ้น โดยอาจจะทำผ่านการสำรวจแบบง่ายๆ

     

  2. สอนให้เข้าใจ
    การสร้างความเข้าใจอย่างถูกต้องเกี่ยวกับการใช้ โซเชียลมีเดีย ดูจะเป็นแนวทางนึงที่จะช่วยทำให้คนในองค์กรคุณเข้าใจมากขึ้น โดยอาจจะจัดการอบรมภายใน หรือสื่อสารออกไปเพื่อสร้างความเข้าใจว่าโซเชี่ยลมีเดีย คืออะไร เค้าและองค์กรจะได้อะไรจากสื่อและการสื่อสารประเภทนี้ เมื่อทุกคนเข้าใจ แล้วผมเชื่อว่า เราก็จะสามารถทำให้ทุกเห็นถึงความสำคัญของสื่อประเภท 

     

  3. กำหนดว่าอะไร "ควรทำ" และ "ไม่ควรทำ" 
    เราควรกำหนดกรอบในการสื่อสารผ่านโซเชี่ยลมีเดียขององค์กรให้ชัดเจน โดยเน้นในสิ่งที่ "ควรทำ" มากกว่าการไปห้ามอะไรต่างๆ มากมาย เพราะจะทำให้เค้าเกิดความรู้สึก ไม่ปลอดภัยกับการที่มาพูดคุยเรื่องขององค์กร ทำให้เค้าไม่อยากพูด แต่ก็ต้องทำให้เค้าใจว่า อะไรคือสิ่งที่ไม่ควรสื่อสารออกไปเช่นกัน รวมถึงการมีข้อตกลงบางอย่างร่วมกันเช่น  ห้ามเล่นเกมส์บน Facebook ในเวลางาน ซึ่งบริษัทก็สามารถบล๊อคพวกเกมส์ต่างๆ ได้ แต่ก็ยังคงใช้สื่อสารผ่านช่องทางนี้ได้อยู่

     

  4. กระตุ้นให้เกิดการสื่อสาร
    เราควรจะกระตุ้นให้คนในการองค์พูดและสื่อสารออกไปในโซเชี่ยลมีเดีย อย่างเป็นประจำ และถูกรูปแบบและถูกวิธี อาจจะมีการจัดประกวดว่าใครที่ส่งข้อความออกไปในโซเชี่ยลมีเดีย และได้ผลตอบรับมาที่สุดในแต่ละสัปดาห์หรือเดือน ทางบริษัทอาจจะมีรางวัลมอบให้ หรือจัดแข่งขันระหว่างทีมก็ได้ จะทำให้การสื่อสารผ่านโซเชี่ยลมีเดียขององค์กรเป็นเรื่องทีน่าสนุกมากขึ้น 

     

  5. มีแนวทางให้ และมีความเป็นตัวของตัวเอง
    สิ่งสำคัญที่สุดในการสื่อสารผ่านโซเชี่ยลมีเดียขององค์กร เราควรแนวทางหรือคีย์เวิรด์ในการให้คนในองค์กรสื่อสารออกไปในแต่ละครั้ง หรือมีการกำหนด คำพิเศษหรือแฮชแท็ก (#) เอาไว้ เพื่อทำให้การสื่อสารออกไป มีรูปแบบที่ไปในทิศทางเดียวกันและเพื่อเป้าหมายที่ชัดเจน รวมถึงยังติดตามได้ง่าย และนอกจากนี้ ควรจะให้แต่ละคนมีวิธีและรูปแบบการสื่อสารที่เป็นตัวตนของเค้าเอง  ไม่ใช่เอาคำหรือข้อมูลจากองค์กร ไปยัดให้เค้าพิมพ์ออกไป แต่องค์กรควรกำหนดแนวทางการสื่อสาร ว่าองค์กรต้องการสื่อสารอะไร เพื่อที่เค้าจะได้นำไปสื่อสารต่อได้ในรูปแบบและวิธีของแต่ละคน 

     

  6. การมอนิเตอร์และติดตาม
    เราสามารถให้คนในองค์กร ทั้งหมดเป็นคนช่วยกันดูและตรวจสอบกันเอง เพราะมันเหมือนกันเพื่อนๆ ช่วยดูแลกัน แต่ถึงอย่างไรก็ตาม องค์กรเองก็ควรจะมีระบบและวิธีการสอดส่องว่า สิ่งที่แต่ละคนสื่อสารออกไป  เป็นอย่างไรบ้าง เช่นระบบค้นหา คำหรือคีย์เวิรด์ที่เกี่ยวข้องกับองค์กรทางโซเชีี่ยลมีเดีย หรือระบบที่ให้แต่ละคนมารายงานว่าเค้าได้สื่อสารอะไรออกไปบ้างผ่านทางโซเชีี่ยลมีเดีย ก็จะทำให้องค์กรสามารถติดตามผลลัพย์ของการสื่อสารได้ดีขึ้น

 

 

แต่เชื่อไหมครับ สิ่งที่สำคัญที่สุดของการนำโซเชียลมีเดียมาเป็นช่องทางการสื่อสารขององค์กร คือ "ผู้บริหารหรือหัวหน้า ต้องเข้าใจและเห็นประโยชน์ของสื่อประเภทนี้จริงๆ เพราะมิฉะนั้นแล้ว การขับเคลื่อนนำโซเชียลมีเดียมาใช้กับองค์ จะไม่สามารถเกิดขึ้นได้เลย" ดังนั้นผู้บริหารหรือหัวหน้าควรจะมีควาเข้าใจถึงรูปแบบและวิธีการสื่อสารบนโซเชียลมีเดียอย่างถูกต้อง หรือใช้โซเชียลมีเดียอยู่แล้วในชีวิตประจำวัน ก็จะทำให้การนำมาใช้เป็นเรื่องที่่ง่ายมากขึ้น ยกตัวอย่าง ผู้บริหารของไทยที่ใช้โซเชียลมีเดีย เช่น เฮียฮ้อ RS (@HereHorRS), คุณสุทธิชัย หยุ่น (@suthichai) หรือ คุณพาที นกแอร์ (@Patee122) จะได้เห็นว่าองค์กรที่มีผู้บริหารใช้สื่อโซเชี่ยลมีเดียเป็นประจำ องค์กรนั้นจะมีวิธีการสื่อสารผ่านโซเชี่ยลมีเดียได้อย่างดีเยี่ยม เอาละหากคุณเป็นผู้บริหารหรือหัวหน้าคน ถึงเวลาต้องเข้าใจเรื่องโซเชี่ยลมีเดีย จริงๆ จังแล้วละ แต่หากคุณเป็น ลูกน้อง คุณควรตัดบทความนี้ ไปวางไว้บนโต๊ะหัวหน้าคุณได้เลยครับ ฮ่าๆๆ