ในช่วงที่ประเทศไทยน้ำท่วมหนัก ผมเองเป็นคนหนึ่งที่กระทบกับเหตุการณ์นี้ด้วยเช่นกัน ทั้งบ้านและทีทำงานโดนน้ำท่วมจนไม่สามารถใช้ชีวิตอยู่ได้ จึงต้องย้ายไปอยู่ต่างจังหวัด รวมถึงทีมงานผมแต่ละคนก็แยกย้ายกระจัดกระจายไปทั่วประเทศไทย แต่จากการคาดการณ์ว่าน้ำท่วมครั้งนี้น่าจะนานหลายอาทิตย์ ผมเองก็ไม่อยากให้ธุรกิจและงานหยุดหรือปิดไปตามออฟฟิศ จึงได้มีการวางแผน การให้พนักงานทุกคนสามารถทำงานที่บ้านได้ โดยมีการนำเครื่องมือทางออนไลน์ เข้ามาช่วยในการทำให้การเชื่อมต่อ สื่อสารกับคนภายในออฟฟิศเให้สามารถทำงานได้เหมือนอยู่ที่ ออฟฟิศเลยทีเดีย มาดูกันผมใช้เครื่องมือตัวไหนบ้าง

การประชุมผ่านช่องทางออนไลน์แบบเห็นหน้า (Meeting & Conference)

ผมเลือกใช้ Google Plus Hangout (http://plus.google.com/hangouts) เป็นเครื่องมือสำหรับการประชุม โดยสามารถประชุมแบบเห็นหน้าและเสียงพร้อมๆ กับได้ถึง 10 คนเลยทีเดียว อีกทั้งยังสามารถแบ่งปันหน้าจอและเอกสารต่างๆ ได้ง่ายๆ เหมือนเรานั่งอยู่ในห้องเดียวกันเลย ผมนัดกันทุกๆวันตอน 10 โมงเช้า เพื่อนัดประชุมผ่านทางช่องทางนี้ในระดับหัวหน้า และหลังจากประชุมทางนี้เสร็จ ก็ให้หัวหน้าแต่ละฝ่าย ประชุมกับลูกน้องในทีมเอง ผ่านช่องทางนี้เช่นกัน เราสามารถประชุมผ่านคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์มือถือทั้ง แอนดรอยน์และไอโฟนได้สบายๆ เลย หลายๆ ครั้งที่ประชุมกับทีม คนในทีมผมอยู่ในรถไฟฟ้า หรือบางครั้งผมอยู่ในรถที่กำลังขับเคลื่อนอยู่ แต่เราก็สามารถประชุมกันได้ง่ายๆ ได้ทันที สำหรับเวอร์ชั่นบนมือถือสามารถดาวน์โหลด Google Plus มาลงได้เลย

 

การส่งข้อความหากันภายในทีม (Text Communication)

อินสแตนท์แมสเสจจิ้ง (Instant Messaging) เราเลือกใช้ Google Talk และ Skype เป็นเครื่องมือที่เราใช่้สื่อสารกันแบบ ส่งข้อความกันไปมา ระหว่างกัน รวมถึงใช้เป็นเครื่องมือในการนัดหมายอะไรต่างๆ ได้ทันที หากเป็น Skype เราสามารถประชุมแบบเสียงพร้อมกันหลายๆ คนได้ทันที ถึงแม้คนนั้นจะไม่อยู่ที่บ้าน เพราะเพียงแค่คง Skype สำหรับโทรศัพท์มือถือที่มีอยู่ใน แอนดรอยน์และไอโฟน 
 

การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารภายในทีม (Information Exchange)

เราเปิด Facebook Group (www.facebook.com/groups) ขึ้นมาเพื่อใช้เป็นเครื่องมือสื่อสารกัน ในการให้ข้อมูล หรือภาพต่างๆ เกี่ยวกับเหตุการณ์น้ำท่วมแถวออฟฟิศ การเตรียมตัวในช่วงน้ำท่วม หรือการติดตามสารทุกข์สุขดิบของทีมงานแต่ละคน โดยกรุ๊ปที่สร้างขึั้นมา จำกัดเฉพาะสำหรับทีมงานผมเท่านั้นที่สามารถเข้ามาพูดคุยแลกเปลี่ยนกันได้ เพราะส่วนใหญ่ทุกคนก็จะเปิดเฟซบุ๊คไว้อยู่แล้ว และอีกทั้งยังสามารถเปิดดูผ่านโทรศัพท์มือถือได้เช่นกัน 


เอกสารและงานต่างๆ ผ่านทางออนไลน์ (Documents)

เราใช้ Google Docs เป็นเครื่องมือในการส่งเอกสาร และสื่อสารตัวเลข หรือข้อมูลระหว่างกัน เพราะด้วยความที่ข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ Google Docs จะอยู่บนออนไลน์ ทำให้เราทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จุดๆ เดียวกัน และยังสามารถร่วมแบ่งปัน รวมถึงทำงานร่วมกันในเอกสารๆ เดียวกัน พร้อมๆ กันได้ทันที ถือว่าสะดวกมากๆ โดยตัวที่เราใช่้บ่อยๆคือ google spradesheet ที่เหมือนกับ เอ็กเซล และอยู่ในรูปแบบของออนไลน์

แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดในการทำงานที่บ้าน หรือนอกสถานที่คือ "อินเทอร์เน็ต" ครับ หาปราศจากซึ่งอินเทอร์เน็ต เราคงไม่สามารถเข้าถึงบริการต่างๆ ที่ผมพูดมาตั้งแต่ต้นได้เลย แต่เดียวนี้ เราสามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตง่ายๆ ได้ผ่านบริการอย่าง 3G ซึ่งตอนนี้ในกรุงเทพและหัวเมืองใหญ่ๆ อย่างเชียงใหม่, หัวหิน, ขอนแก่น ต่างมีบริการ 3G กันหมดแล้ว และอีกปัจจัยนึงทำให้การทำงานและติดต่อสื่อสารของทีมงานผม สามารถทำได้ตลอดเวลา คือผ่านช่องทางโทรศัพท์มือถือ หรือาจจะเป็นแท็บเล็ต ซึ่งต้องยอมรับว่า เราสามารถทำอะไรได้หลายๆ อย่างเหมือนกับพกคอมพิวเตอร์กับตัวไว้เลย อ่านมาถึงตรงนี้แล้วอยากลองไหมครับ? ผมแนะนำว่าให้ลองครับ โดยเฉพาะคนที่เป็นหัวหน้าหรือเจ้าของกิจการ หากไม่อยากให้ธุรกิจคุณหยุดชงัก การนำเครื่องมือต่างๆ ที่ผมบอกมาประยุกต์ใช้กับการทำงานของธุรกิจ หรือทีมงานคุณ จะทำให้เราสามารถทำงานที่ไหนก็ได้ครับบนโลกใบนี้ หากมีอะไรเพิ่มเติมสอบถามผมได้ที่ twitter.com/pawoot หรือ facebook.com/pawoot นะครับ