นำอุปกรณ์ไอทีส่วนตัวมาใช้ทำงานกันดีกว่า (BYOD)

ปัจจุบันเทคโนโลยีพัฒนาไปอย่างรวดเร็ว ทำให้เรามีอุปกรณ์ต่างๆ มากมายทั้งโทรศัพท์มือถือ ที่เป็นได้มากกว่ามือถือ แท็ปเล็ตที่ไม่เคยอยู่ห่างมือ และอีกสารพัดเครื่องมือและอุปกรณ์ต่างๆ มากมายเต็มไปหมด ซึ่งหลายคน ต่างก็มีอุปกรณ์เหล่านี้เป็นของตนเอง และก็ต้องยอมรับว่าหลายๆ อุปกรณ์เครื่องมือต่างๆ บริษัทและองค์กรอาจจะยังไม่อัพเดทหรือทันสมัยเพียงพอ ให้องค์กรใช้กันเท่าไร จึงทำให้เราเริ่มเห็นหลายคนรอบๆ ตัว นำอุปกรณ์เทคโลยีของตัวเองมาใช้กับงานของตัวเองภายในบริษัทหรือองค์กรกันมากขึ้น (Bring Your Own Device – BYOD)  โดยมีองค์กรบางส่วนที่รู้และไ่ม่รู้ว่า มีการนำอุปกรณ์ส่วนตัวมาใช้ แต่หากคุณสามารถบริหารและวางแผนให้ดี มันจะเป็นสิ่งที่ดีต่อองค์กรเลยทีเดียว

 

แน่นอนครับ อุปกรณ์และเทคโนโลยีต่างๆ จะช่วยทำให้เราทำงานได้สะดวกและรวดเร็วมากขึ้น ซึ่งเดียวนี้เราจะเห็นหลายๆ คนที่นำอุปกรณ์เทคโนโลยีต่างๆ ของตัวเองมาใช้ภายในองค์กร เช่น โทรศัพท์มือถือสมารท์โฟน, โน็ตบุ๊ก, แท็ปเล็ต ซึ่งก็จะมีการนำมาเชื่อมต่อเข้ากับระบบเน็ตเวิรก์ของบริษัท ทำงานของตนไป เช่น เชื่อมต่ออีเมล์, เก็บข้อมูลเอกสารต่างๆ ฯลฯ โดยสาเหตุส่วนใหญ่ที่หลายๆ คนมักจะนำอุปกรณ์ตัวเองมาใช้ ได้แก่ เครื่องบริษัทเก่าเกินไป ทำงานไม่สะดวก, ไม่ถนัด (บางคนใช้แม็คแต่บริษัทมีวินโดวส์), เพิ่มความสะดวกของตัวเองในการทำงานได้หลากหลายสถานที่มากขึ้นผ่านแท็ปเล็ต หรือโน็ตบุ๊กส่วนตัว ทั้งหมดนี้เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นในองค์กรต่างๆ ปัจจุบัน

มันจะดีไหมครับ หากเราสามารถทำให้พนักงานสามารถนำอุปกรณ์ต่างๆ ของตัวเองมาใช้ภายในองค์กรได้ ซึ่งมาดูกันครับว่ามีข้อดี ข้อไม่ดี และวิธีการป้องกันอย่างไรบ้าง

 

ข้อดีของการนำอุปกรณ์ของพนักงานมาที่ทำงาน

• ลดค่าใช้จ่ายให้กับองค์กร (Cost Saving) เพราะพนักงานเป็นคนนำอุปกรณ์ต่างๆ เหล่านั้นมาเอง ทำให้องค์กรไม่จำเป็นลงทุนในอุปกรณ์บางอย่าง โดยบางองค์กรอาจใช้วิธีการเช่าเครื่องของพนักงาน แทนการซื้อเครื่องให้ เพื่อลดต้นทุนในการลงทุนด้านการซื้ออุปกรณ์ต่างๆ รวมถึงซอฟแวร์บางประเภทได้เช่นเดียวกัน
• สะดวกสบาย (Convenience) เพราะเป็นเครื่องของตัวเอง ทำให้การจัดการและดูแลอุปกรณ์ต่างๆ สะดวกมากขึ้น บางครั้งพนักงานสามารถลงโปรแกรมอะไรบางอย่างที่ตัวเองอยากใช้งานได้สะดวกมากขึ้น
• มีเทคโนโลยีใหม่ๆ อย่างต่อเนื่อง (New technology) เมื่อเปิดโอกาสให้พนักงานนำอุปกรณ์ต่างๆ มาเอง จะเปิดโอกาสให้องค์กร มีอุปกรณ์ใหม่ๆ เข้ามาใช้กับงานและธุรกิจมากขึ้น รวมถึงการแบ่งปันข้อมูล ความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่ๆ ระหว่างพนักงานได้ดีมากขึ้น
• เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน (Increase Productivity) เพราะเนื่องจากเป็นเครื่องของตัวเอง ทำให้พนักงานสามารถทำงานได้ทุกที่ และสามารถกลับไปทำงานที่บ้านได้
• สร้างความเพิ่งพอใจให้กับพนักงาน (Increase Statisfaction) เพราะพนักงานสามารถเลือกอุปกรณ์ต่างๆ ตามความต้องการและความเหมาะสมของตัวเองได้

 

 

ข้อเสียของการนำอุปกรณ์ของพนักงานมาใช้ที่ทำงาน

• ความปลอดภัยของข้อมูลภายในองค์กร (Security) ข้อมูลต่างๆ ของบริษัทจะต้องอยู่ในเครื่องของพนักงานและสามารถติดตัวไปไหนก็ได้ ดังนั้นหากเป็นข้อมูลที่เป็นความลับ อาจจะเสี่ยงการรั่วไหลของข้อมูลได้ เพราะบางครั้งพนักงานอาจจะทำอุปกรณ์เหล่านี้ หายหรือลืม (วิธีการป้องกัน : แบ่งระดับของข้อมูลที่พนักงานสามารถใช้อุปกรณ์พกพาเข้าถึง หรือมีระบบในการจัดการข้อมูลกับอุปกรณ์ต่างๆ ของพนักงาน)
• ไวรัสและมัลแวร์ (Virus & Mallware) เนืองจากเป็นเครื่องส่วนตัว การดูและการจัดการอาจจะยังไม่ดี ซึ่งจะมีความเสี่ยงต่อการติดไวรัสและมัลแวร์ ซึ่งเมื่อนำมาใช้กับในองค์กร อาจจะทำให้เกิดติดและกระจายไปยังเครื่องอื่นๆ ในองค์กรได้ (วิธีการป้องกัน : ติดตั้ง Software ป้องกันไวรัสและกำหนดสิทธิ์และวงการใช้งานของเน็ตเวิรก์ของอุปกรณ์พกพาของพนักงาน)
• การช่วยเหลือ (Support) เนื่องจากเครื่องและอุปกรณ์มีความหลากหลาย อาจจะทำให้การช่วยเหลือ พนักงานหากอุปกรณ์ต่างๆ มีความผิดพลาดเป็นไปได้ยาก เพราะองค์กรอาจจะไม่มีบุคคลากรที่มีความรู้ความสามารถในอุปกรณ์นั้นๆ (การป้องกัน : อาจจะกำหนดว่าอุปกรณ์ประเภทไหนที่องค์กรรองรับ และสนับสนุนให้นำมาใช้ได้ในองค์กร  หรือจัดฝึกอบรมให้กับพนักงานรู้จักการใช้อุปกรณ์ต่างของตน ที่สามารถนำมาใช้ภายในองค์กร อย่างไรให้ถูกวิธี และเกิดประสิทธิภาพสูงสุด)
• การรองรับของเน็ตเวิรก์ (Network Capacity) เนื่องจากองค์กรต่างๆ อาจจะไม่ได้เตรียมตัวหรือรองรับ จำนวนอุปกรณ์ต่างๆ ที่เพิ่มขึ้นมาจำนวนมากจากพนักงาน เช่น แต่ละคนนำสมารท์โฟน หรือแท็ปเล็ตมาเชื่อมต่อกับเน็ตเวิรก์องค์กร อาจจะทำให้ มีการใช้ข้อมูลหรือเน็ตเวิรก์เพิ่มมากขึ้น จนทำให้เน็ตเวิรก์ขององค์กรมีปัญหาได้ (วิธีการแก้ปัญหา : ให้พนักงานลงทะเบียนแจ้งว่าจะนำอุปกรณ์อะไรเข้ามาใช้ เพื่อองค์กรจะได้วางแผนและกำหนดกฏเกณท์ให้ชัดเจนในการนำอุปกรณ์ส่วนตัวเข้ามาใช้)

 

อ่านมาถึงตรงนี้ ก็หากคุณเป็นผู้บริหารคุณเองก็ลองคำนวนดูว่า คุณจะเลือกเอาแบบไหน? และเช่นเดียวกัน หากคุณเป็นพนักงานในองค์กร และอยากจะนำอุปกรณ์ส่วนตัวมาใช้ในองค์กร ก็ลองตัดบทความนี้ ไปให้ผู้บริหารคุณอ่านดู เพราะผมเชื่อว่า มันจะทำให้การทำงานขององค์กรคุณพัฒนาไปได้ดีเลย และพนักงานก็จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ทั้งนี้และทั้งน้ันต้องขึั้นอยู่กับการกำหนด กฏและระเบียบขององค์กรในนำอุปกรณ์ของพนักงานเข้ามาใช้  ซึ่งหากหลายๆ องค์กรมีการเปิดโอกาสมากขึ้น ผมมองว่า เราเองก็จะใช้อุปกรณ์ต่างๆ ที่เราซื้อมาได้คุ้มค่ามากขึ้น ชีวิตเราก็จะมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ใช่ซื้ออุปกรณ์มาแพงๆ เป็นหมื่นๆ แต่ใช้อยู่แค่ สองร้อย แบบนี้มันกาก มากเลยครับ