“เป็น” และ “ใจ” เพื่อก้าวใหม่ของธุรกิจชุมชน

เมื่อบทความที่แล้วผมได้เขียนในหัวข้อ “รู้ และ เห็น สู่การเป็นผู้ประกอบการ (ธุรกิจชุมชน) มืออาชีพ” ยกตัวอย่าง “การเรียนรู้จากธุรกิจขนาดใหญ่ เพื่อให้ธุรกิจชุมชนอยู่รอด” ซึ่งได้เล่าถึงตัวอย่างของโครงการโตโยต้าธุรกิจชุมชนพัฒน์เป็นรูปแบบของนวัตกรรมทางสังคมรูปแบบใหม่ ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อเป็นกลไกในการตอบแทนสังคมอย่างยั่งยืน นอกเหนือจากการทำ CSR โดยการนําวิธีคิดมาประยุกต์ใช้กับธุรกิจชุมชน   และการลงไปร่วมลงมือทำเพื่อให้ผู้ประกอบการนำความรู้ที่ได้รับไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ภายใต้แนวคิด “รู้ เห็น เป็น ใจ” ได้แก่

1. การให้ “รู้” ถึงปัญหา
2. “เห็น”แนวทางแก้ไข
3. ทำ “เป็น” ด้วยตนเอง
4. เข้า “ใจ” ใส่ใจในการดำเนินงาน

 

ซึ่งก่อนหน้านี้ผมได้กล่าวถึง ขั้นตอน “รู้” และ “เห็น” ไปก่อนหน้านี้แล้ว ในบทความนี้ผมจะมาอธิบายถึงขั้นตอน “เป็น” และ “ใจ”  ให้ได้ติดตามกันครับ

 

เป็นและใจ คืออะไร?

เป็นและใจ เป็น 2 ใน 4  กระบวนการ ที่ต่อมาจากขั้นตอน “รู้” และ “เห็น (http://www.pawoot.com/CSR-kai-sen) โดย

 

“เป็น” หมายถึง การทำเป็นด้วยตนเอง ให้ธุรกิจชุมชนเข้าใจระบบ และสามารถทำ “ไคเซน” ได้ด้วยตนเอง และดำเนินการแก้ไขปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เริ่มจาก การกำหนดประเด็นปัญหา จากนั้นจึงค้นหาสาเหตุของปัญหาและกำหนดแนวทางการแก้ไขร่วมกันโดยมีการสร้างแผนภาพ (Visualization Board)

 

 

เพื่อให้พนักงานภายในองค์กรสามารถมองเห็นผลกระทบของปัญหาได้อย่างเป็นระบบมากยิ่งขึ้น ว่างานที่กำลังทำ เกี่ยวข้องกับงานใดบ้าง ฝ่ายใดบ้าง ซึ่งจะช่วยให้ภาพรวมของทั้งองค์กรดีขึ้น ไม่ใช่การแก้ปัญหาของอีกฝ่ายหนึ่งได้แต่กลับไปสร้างปัญหาให้ฝ่ายอื่นๆ เพิ่มขึ้นจนไม่เกิดประโยชน์รวมต่อองค์กร

จุดประสงค์ของขั้นตอนนี้ ทางทีมงานอยากให้เหล่าพนักงานในโรงงานฮาร์ท โอทอป เป็นผู้กำหนดปัญหาและหาแนวทางแก้ไขของตัวเอง ซึ่งทางทีมงานจะทำหน้าที่เป็นพี่เลี้ยงให้คำแนะนำ จากการประยุกต์ใช้กระบวนการและเครื่องมือในระบบการผลิตแบบโตโยต้า (Toyota Production System) ซึ่งตั้งใจว่าเมื่อทีมที่ปรึกษากลับไปแล้ว ทางฮาร์ท โอทอป จะต้องนำระบบนี้มาใช้แก้ปัญหาต่างๆที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้ด้วยตัวเองและเป็นพี่เลี้ยงถ่ายทอดให้ผู้ประกอบการในธุรกิจชุมชนอื่นได้เพื่อให้เกิดการพัฒนาที่ยั่งยืน (Sustainable Development)

สำหรับตัวอย่างในการสอนให้ “เป็น” ด้วยการ “สอนผ่อนด้วยการเล่น” คือการอบรมให้ความรู้ผสมผสานกับการเล่มเกมส์ เพื่อคลายความเครียดของคนงานและเริ่มจากปัญหาง่ายๆใกล้ตัวที่ยังไม่เกี่ยวกับงานโดยตรง โจทย์แรกของการสอนคือ การให้พนักงาน ฮาร์ท โอทอปลองช่วยกันระดมความคิดเพื่อแก้ปัญหาง่ายๆ อย่างการช่วยวางแผนให้เพื่อนลดน้ำหนัก ซึ่งในขึ้นตอนแรกก็คือ การเขียนถึงผลเสียของการมีน้ำหนักเกิน การตั้งเป้าหมายการลดน้ำหนักภายในระยะเวลาที่กำหนด รวมถึงขั้นตอนที่จะทำให้เป้าหมายเป็นจริง ผมชอบแนวคิดนี้นะ มันทำให้คนเรียนรู้ถึงความสำเร็จและความล้มเหลวซึ่งถือเป็นบทเรียนที่ดีให้กับคนที่ยังไม่มีประสบการณ์

เมื่อพนักงานเริ่มเข้าใจขั้นตอนในการแก้ปัญหาแล้วก็เริ่มพัฒนาให้ลองเอาปัญหาในโรงงานมาแก้ปัญหา ซึ่งพนักงานก็เริ่มสนุกกับการแก้ปัญหาและตั้งเป้าหมายที่ท้าทายจนได้ผลการเปลี่ยนแปลงที่เป็นที่น่าพอใจเป็นทีมแรกอย่าง “แก๊งค์นางฟ้า” ซึ่งเป็นทีมฝ่ายขายของโรงงานที่เสนอจะแก้ปัญหาการส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าล่าช้า  ซึ่งในขณะนั้นมีตัวเลขงานที่ส่งล่าช้าสูงถึงร้อยละ 25 ของยอดสั่งซื้อทั้งหมด ทางแก๊งค์นางฟ้าได้ตั้งเป้าที่ท้าทายสุดๆ ว่าจะลดงานส่งมอบให้ลูกค้าล่าช้าจากร้อยละ 25 ให้เหลือไม่เกินร้อยละ 5!!

โดยมีทีมงานที่ปรึกษาจากโตโยต้าเป็นผู้แนะแนวทางการนำบอร์ดควบคุมงานมาใช้ ซึ่งในวันส่งมอบโครงการแก๊งค์นางฟ้าสามารถบรรลุเป้าหมายได้สำเร็จตามที่ตั้งไว้ และเมื่อทีมที่ปรึกษาลดบทบาทลง พนักงานของฮาร์ท โอทอปก็ยังสามารถปรับปรุงงานต่อได้ด้วยตนเองโดยลดเหลือเพียงร้อยละ 3.8 ของทั้งหมด ซึ่งน้อยกว่าช่วงที่ทีมที่ปรึกษาคอยดูแลอยู่ซะอีก จากตัวอย่างนี้ทำให้เห็นว่าพนักงานมีความเข้าใจ และพร้อมที่จะท้าทายปัญหาที่เกิดขึ้น เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าเดิม

“ใจ” คือการเข้าใจ ใส่ใจและทำให้ถูกใจ…คนทำงานที่เกี่ยวข้องกับเจ้าของโรงงานและลูกค้า สิ่งหนึ่งที่ผมมองว่าเป็นกลยุทธ์ที่สร้างความแตกต่างจากคู่แข่งได้เป็นอย่างดีคือ “Speed” ยิ่งแก้ปัญหาได้เร็ว ทำงานได้เร็ว ควบคุมให้เกิดความผิดพลาดน้อยลงและส่งงานได้ตรงเวลา จะส่งผลให้ลูกค้าพอใจและมีความสุขมากขึ้น ซึ่งนี่ถือเป็นหัวใจสำคัญในการบริหารงานเพื่อให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและยาวนาน โดยหัวใจในข้อนี้สามารถแบ่งออกได้ดังนี้

 

• “ใจ” พนักงาน – การเปลี่ยนแปลงขององค์กรจะต้องอาศัยจาก “ใจของพนักงาน” ซึ่งนั่น คือ การมีส่วนร่วมของพนักงานในองค์กร โดยเน้นให้พนักงานในทุกๆ ฝ่ายทำงานด้วยความเข้าใจและมีเป้าหมายร่วมกัน เพื่อผลักดันการเปลี่ยนแปลงขององค์กรให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

• “ใจ” เจ้าของโรงงาน – เจ้าของต้องมีใจยอมรับความเปลี่ยนแปลง โดยเฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่ทำให้ พนักงานมีความสุขขึ้น หมายถึงสวัสดิการที่ดี เพื่อให้พนักงานเกิด ความภูมิใจในงานของตัวเอง การให้พนักงานมีส่วนร่วมในการตัดสินใจว่าจะรับงานเพิ่มหรือไม่หรือให้ชะลอการรับ หากงานเกินกำลังที่จะผลิตและส่งมอบได้ทัน รวมทั้งความโปร่งใสที่พนักงานรับรู้ยอดขายขององค์กรซึ่งแสดงในบอร์ดการผลิตที่ปรับข้อมูลให้ทันสมัยทุกวัน ทำให้พนักงานรู้ว่าธุรกิจขององค์กรดีหรือไม่ เจ้าของควรขึ้นเงินเดือน หรือเพิ่มสวัสดิการให้พนักงานเมื่อมีกำไรสูงขึ้น

• “ใจ” ลูกค้า – ระบบ TPS เน้นการเข้าใจลูกค้าและถือว่าลูกค้าต้องมาเป็นอันดับแรก เมื่อจัดระบบในโรงงานได้ ก็กลับมาทำวิจัยเก็บข้อมูลความต้องการของลูกค้า ปัญหาที่เคยทำให้ลูกค้าไม่พอใจก็กลับมาเข้าระบบ TPS เพื่อปรับปรุงให้ดีขึ้น การจะได้ใจจากลูกค้า คือการส่งมอบสินค้าได้ตรงเวลาระบบ TPS ช่วยให้ฝ่ายขายรับรู้ตั้งแต่วันที่ลูกค้าสั่งผลิตว่า มีงานรออยู่ในระบบการผลิตมากน้อยแค่ไหน และสามารถประเมินได้ว่าจะได้รับคำสั่งซื้อใหม่ได้มากน้อยหรือไม่ หรือสามารถดูว่างานที่รับมานั้นควรนัดส่งมอบเร็วหรือช้าแค่ไหน เพื่อให้ลูกค้ารับทราบและตัดสินใจได้ตั้งแต่ขั้นตอนการสั่งซื้อ เมื่อระบบมีประสิทธิภาพ เวลาของพนักงานและเจ้าของเหลือ ก็สามารถนำมาพัฒนาสินค้าออกแบบผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าให้ได้ดียิ่งขึ้น นำมาสู่ความพึงพอใจของลูกค้าในที่สุด

 

จะเห็นได้ว่าขั้นตอนเป็นและใจ เป็นขั้นตอนในการช่วยเติมเต็มระบบการทำงานของผู้ประกอบการ (ธุรกิจชุมชน) เพื่อความเป็นมืออาชีพ เพราะมุ่งเน้นการพัฒนาทรัพยากรบุคคลให้มีความเข้าใจในการแก้ปัญหา และรักษาความสัมพันธ์ที่ดีภายในองค์กร

จบไปแล้วสำหรับ 4 ขั้นตอน รู้ – เห็น – เป็น – ใจ อย่าลืมนำเทคนิคไปปรับใช้กับธุรกิจของคุณ เพื่อเป็นผู้ประกอบการ (ธุรกิจชุมชน) มืออาชีพ ถ้าอ่านแล้วชอบอย่าแบ่งปันเทคนิคไปให้เพื่อน หรือคนที่คุณที่คุณรักนะครับ  “ความรู้ยิ่งให้ก็ยิ่งได้” แต่บทความชุดนี้ยังไม่จบเท่านี้นะครับ ยังมีให้ได้ติดตามอ่านกันเพิ่มเติมต่อ ( อย่าเบื่อกันก่อนล่ะ 5555) แล้วเจอกันบทความหน้าครับ 🙂