วันนี้เราใช้แอปไหนมากที่สุดในชีวิตประจำวัน สังเกตได้ว่าเราเริ่มมีการใช้เทคโนโลยีในชีวิตอย่างแนบแน่น หากวันหนึ่งเราไม่มีอินเทอร์เน็ตหรือแอปพลิเคชันต่าง ๆ คงลำบากแล้ว อยากให้ลองมาแชร์กัน แอปพลิเคชันที่ผมใช้มากที่สุดคือ 

1. การสื่อสาร จากที่เคยใช้ผ่านเสียงหรือการโทรน้อยลง คนเริ่มใช้การโทรผ่านแอปพลิเคชันมากขึ้น เช่น โทรผ่าน LINE  หรือ Messenger หรือโปรแกรมอื่น ๆ ที่สามารถแชทคุยได้ และสังเกตได้ว่าตัวเลขค่าโทรจะลดลงแต่จะไปเพิ่มในแง่ของ data มากขึ้น ทุกวันนี้เราสามารถโทรเห็นหน้ากันได้แล้ว

การสื่อสารผมแบ่งออกเป็น 2 อย่างคือ การสื่อสารส่วนตัว และการสื่อสารในองค์กร การสื่อสารส่วนตัวของผมนั้นก็ใช้ LINE แต่ค่อนข้างมีข้อความจำนวนเยอะมากที่ไม่ได้อ่าน มีหลายกรุ๊ปมาก จึงไม่ได้ใช้เป็นช่องทางหลักเพราะมีห้องเยอะเกินไป มีเรื่องส่วนตัวเยอะเกินไปจนไม่สามารถนำทีมงานเข้าไปอยู่ใน LINE ได้ หากต้องการคุยเรื่องส่วนตัวกับผม ผมใช้  Messengerเป็นหลัก เพราะไม่ค่อยมีใครสร้างห้องอะไรมากเท่าไหร่ 

ส่วนการสื่อสารในองค์กรผมแยกออกมาไม่ให้ทีมงานเข้าไปอยู่ใน LINE ผมใช้ Google Chat เป็นบริการฟรีที่สามารถพูดคุยได้ สร้างห้องได้ มีความเป็นสัดส่วนสำหรับการคุยงานมาก 

ส่วนแอปอื่น ๆ ในการใช้ส่วนตัวค่อนข้างจะง่าย สังเกตว่าแอปพลิเคชันโซเชียลมีเดียอื่นเดี๋ยวนี้ก็มีระบบแชทในตัว เช่น IG, Twitter บางครั้งที่ผมต้องการที่จะติดต่อส่วนตัวกับบางคนที่ไม่สนิทหรือไม่รู้จักก็การใช้เครื่องมือในโซเชียลมีเดียเหล่านี้ช่วย 

อีกอันหนึ่งที่ผมใช้ในการทำธุรกิจที่บางครั้งการจะติดต่อสื่อสารกับผู้บริหารเป็นเรื่องยาก ผมใช้ข้อมูลจาก Creden data โดยการเข้าไปค้นหาชื่อบริษัท ระบบจะแสดงชื่อของกรรมการว่ามีใครบ้าง หรือบอกได้ว่าใครเป็นผู้ถือหุ้นหรือเจ้าของบริษัท เมื่อได้ชื่อแล้วผมนำไปค้นหาใน Facebook และส่งข้อความไปหา ซึ่งมีความท้าทายอยู่ที่ข้อความอาจไม่แสดงให้เห็นเพราะไม่ได้เป็นเพื่อนกันในเฟซบุ๊ก 

หรือในกรณีต่างประเทศผมจะเข้าไปค้นหาใน LinkedIn ที่ถือว่าเป็นฐานข้อมูลของธุรกิจทั้งโลกฉะนั้น ในแง่ของการสื่อสาร หากต้องการเจอใครหรือต้องการรู้จักใครสามารถนำชื่อหรืออีเมลมาค้นหาในเฟซบุ๊กหรือโซเชียลมีเดียอื่น สามารถเชื่อมต่อพูดคุยกับเจ้าของธุรกิจใหม่ ๆ ได้ 

2. การจดโน้ต นอกจากการสื่อสารแล้วการจดโน้ตก็เป็นเรื่องสำคัญ ผมใช้ Evernote ผมใช้มาสิบกว่าปีแล้ว จุดเด่นคือมันสามารถทำงานข้ามแพลตฟอร์มได้ ผมเองอยากให้ทุกคนหันมาใช้โปรแกรมโน้ตกัน เพราะเราไม่ต้องมีสมุดจดเลยด้วยซ้ำ แต่ใช้วิธีเปิดโปรแกรมโน้ตและพิมพ์ลงในนั้นได้ตลอดเวลาในการประชุม หรือสามารถถ่ายภาพต่าง ๆ เก็บไว้ในโปรแกรมโน้ตนั้นได้ หรือแม้กระทั่งการบันทึกเสียงลงในโน้ตนั้นได้ 

โปรแกรมโน้ตหลายตัวมีความสามารถที่ว่ามาเกือบทุกอย่าง และที่สำคัญเราสามารถแชร์โน้ตทั้งการดูโน้ต เข้ามาดูภาพ หรือมาฟังเสียงให้กับทีมงานหรือคนที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น ๆ ทำได้ ข้อดีของการจดโน้ตด้วยข้อความในแอปคือสามารถค้นหาโน้ตเก่า ๆ ได้ง่ายและรวดเร็วมาก เรียกได้ว่าโปรแกรมโน้ตเหล่านี้เป็นเหมือนอาวุธข้างกายการทำธุรกิจเลยทีเดียว โน้ตทุกอย่างที่จดไว้จะอยู่ข้างกายคุณตลอดเวลาตราบใดที่มีอินเทอร์เน็ต

3. การเก็บข้อมูลอื่น ๆ ผมเก็บข้อมูลต่าง ๆ ไว้ใน Cloud ทั้งหมดเลย เอกสาร ไฟล์งานต่าง ๆ ในองค์กร ผมใช้ Google Workspace (เดิมคือ G Suite) ในการทำงานเราสามารถแชร์ข้อมูลระหว่างกันได้ไม่ยากเลย บอกได้เลยว่าในยุคนี้ต้องทำงานบน Cloud อยากให้ทุกคนลองใช้ดูจะพบว่าการทำงานจะมีประสิทธิภาพมากเลยทีเดียว 

การทำงานบน Cloud สามารถทำได้ง่ายทั้งการเปิดใช้หรือการปิดบัญชีผู้ใช้ในองค์กร เมื่อปิดบัญชีผู้ใช้ในองค์กรการเข้าถึงข้อมูลจะถูกปิดทั้งหมดด้วยเช่นกัน สามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลในองค์กรได้ มีความปลอดภัยมากเลยทีเดียว การใช้งานบน Cloud ที่นิยมใช้กัน เช่น Google Cloud เมื่อก่อนฟรีแต่จะเริ่มมีการเก็บค่าใช้จ่ายแล้ว 

หากเป็นองค์กรใหญ่ก็จะมีของค่าย Microsoft จะมีโปรแกรม Microsoft 365 ที่ทำงานเหมือน Workspace องค์กรไหนที่ซื้อ Microsoft มาแล้วใช้แค่ Word, PowerPoint, Excel ยังไม่ได้ชุดอื่น ๆ เช่น Microsoft Teams,  Outlook, OneNote, OneDrive ทั้งหมดที่ซื้อมาหากลองใช้ดี ๆ แล้วจะพบว่ามันสามารถทำให้การทำงานในทีมมีประสิทธิภาพอีกเยอะเลย อย่าแยกใช้ให้ใช้ทั้งชุดเพราะมันถูกคิดขึ้นมาให้ใช้งานร่วมกัน

4. การบริหารจัดการเรื่องงาน ผมใช้โปรแกรมที่ชื่อว่า Trello เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยบริหารจัดการงานหรือเรียกว่าเป็น collaboration tools จุดเด่นคือทำให้เรารู้ว่าตำแหน่งงานแต่ละงานอยู่ที่ไหน ใครเป็นคนรับผิดชอบ เสร็จเมื่อไหร่ ทุกคนสามารถมาเห็นข้อมูลใน Trello เหมือนเป็น Post-it ที่แปะบนบอร์ด 

ผมอยากให้คนที่เป็นผู้บริหารลองเปลี่ยนมาให้ทีมงานใช้พวกนี้ดู ข้อดีคือ ใช้ฟรี ใช้ง่าย ดูวิธีการใช้งานได้ในยูทูป คุณจะเห็นภาพงานทั้งหมดว่าตอนนี้งานอยู่ตรงไหน ใครเป็นคนทำ ฯลฯ การขับเคลื่อนทีมก็จะทำได้ง่ายมาก อันนี้แนะนำครับ

5. โปรแกรมที่ใช้ง่านร่วมกับแชท ซอฟต์แวร์ที่ใช้กันมากในวงการสตาร์ทอัพที่ชื่อว่า Slack เป็นต้นแบบของเครื่องมือที่ทำงานร่วมกัน ข้อดีคือสามารถสร้างห้องได้ แชทได้ วิดีโอคอลได้ และอื่น ๆ 

ที่สำคัญแอปลักษณะเช่นนี้สามารถเชื่อมต่อกับแอปข้างนอกเข้ามาได้ เช่น สามารถยิงข้อมูลจากเฟซบุ๊กหรือไลน์เข้ามาในแอปเหล่านี้ได้เลย จากนั้นคนในองค์กรสามารถเข้าไปคุยต่อหรือจัดการข้อมูลนี้ได้เลย เป็นพื้นที่ที่สามารถพูดคุยกันและเชื่อมต่อข้อมูลภายนอกได้ด้วย เป็นที่ที่คนทั้งองค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้

อีกโปรแกรมหนึ่งที่ดังมากในกลุ่มเด็ก ๆ และทำในลักษณะคล้ายกันคือ Discord โด่งดังมากในกลุ่มเกมเมอร์ เพราะเป็นโปรแกรมที่เอามาใช้ในการสร้างห้องของคนเล่นเกม และสามารถแบ่งห้องย่อยได้อีก เป็นระบบเปิดหรือเปิดให้คนข้างนอกเข้ามาได้ จะเห็นว่ากี่คนออนไลน์อยู่บ้าง สามารถเข้ามาในห้อง แชทได้ วิดีโอคอลได้เลยทันที ที่สำคัญคือภาพสวย เสียงชัด และใช้ฟรี หลายบริษัทเอามาประยุกต์ใช้กับทีมได้ดีเลยทีเดียว 

6. การจัดการเรื่องเงิน แอปเรื่องของเงินมีหลายแบบ เช่น แอปธนาคารต่าง ๆ หลายคนทำธุรกรรมผ่านแอปกันแล้ว มีความปลอดภัยสูง และช่วยให้ชีวิตสะดวกสบายมาก อยากให้คุณลองเปิดใจใช้ดูก่อน ตอนนี้ธนาคารต่าง ๆ เริ่มผลักลูกค้าให้ไปใช้แอปมากขึ้น อยากบอกว่าต่อไปหากทำธุรกรรมที่สาขาจะมีค่าบริการแล้ว เพราะต้นทุนของการมีสาขา มีพนักงานเฝ้าสาขา ฯลฯ นั้นสูงมาก จะทำให้คนหันมาธุรกรรมผ่านมือถือมากขึ้นครับ

จริง ๆ ยังมีแอปอีกหลายตัว ผมอยากให้ทุกท่านลองเปิดใจใช้ดู จะเห็นได้ชัดว่าชีวิตการทำงานของคุณจะดีขึ้น ประสิทธิภาพการทำงานก็จะดีขึ้นอีกเยอะเลยครับ