เราสามารถใช้ ms outlook ส่ง mass email ได้ซึ่งไม่ใช่การส่งอีเมลย์ทีละมาก ๆ โดยใช้ cc หรือ bcc อย่างที่เราคุ้นเคยแต่เป็นการ mail merge รายชื่อต่าง ๆ ที่อยู่ใน contact ทั้งหมดเข้ามาไว้ในการส่งในคราวเดียว ซึ่งความสามารถในการ mail merge นี้เป็นความสามารถอย่างหนึ่งของ ms word ด้วยเช่นกัน

mail merge ใช้สองส่วนด้วยกันคือตัวไฟล์ doc และ data source เพื่อใช้ในการ merge เข้าด้วยกัน ซึ่ง outlook จะทำหน้าที่ในส่วนของการส่ง mass email นั่นเอง เนื่องจากเราส่ง mass email ไปยัง contact ของเราเองที่อยู่ใน outlook ดังนั้นจึงไม่ใช่การ spamming

ขั้นตอนการส่ง mass email ผ่าน outlook

1. เปิด ms outlook ขึ้นมาจากนั้นให้ไปที่ contacts และเลือกคนที่คุณต้องการเพิ่มเข้าไปในรายชื่อที่ต้องการจะส่ง mail คุณสามารถกด ctrl ค้างไว้เพื่อเลือกหลาย contact หลาย ๆ คนในคราวเดียว ถ้าจะให้สะดวกในการเลือกยิ่งขึ้นให้คุณไปที่ view –> arrage by –> categories

2. จากนั้นให้ไปที่ tools –> mail merge

3. เมื่อปรากฎหน้าต่างใหม่ขึ้นมาให้เลือกตัวเลือก ดังภาพ โดยใ่นช่อง message subject line: คือหัวข้ออีเมลย์ที่เราจะส่ง

4. จากนั้นเมื่อคลิ๊ก ok แล้วโปรแกรม ms outlook ก็จะทำการเรียกโปรแกรม ms word ขึ้นมาเนื่องจากคุณจะต้องเขียนเนื้อหาของอีเมลย์โดยใช้ ms word จึงจะใช้ฟังก์ชั่น merge mail ของ ms outlook ได้สำเร็จ

5. เราได้เลือกรายชื่อผู้รับอีเมลย์ไปแล้วใน ms outlook ดังนั้นที่เราจะทำต่อไปคือทำการใส่ custom fields

จากรูปให้เลือก greeting line

ุ6. จากนั้นคุณจะสามารถกำหนด field ให้เป็นรูปแบบที่ต้องการได้

7. ในขั้นตอนนี้คือตอนนี้คือตอนที่คุณจะเขียนเนื้อหาของอีเมลย์ลงไปที่หน้า doc บน ms word

8. เริ่มต้นส่งอีเมลย์โดนการไปที่ finish & merge –> send email messages

จากนั้น ms outlook จะเริ่มส่งอีเมลย์ออกไปสู่รายชื่อที่เราได้เลือกไว้ในตอนแรก

บทความโดย 2beshop.com