เริ่มต้นปีใหม่เราก็ควรถือเป็นโอกาสที่จะเริ่มต้นอะไรใหม่ ๆ ด้วยเช่นกัน ถือเป็นการปลุกพลังชีวิตให้ตื่นขึ้นมาใหม่อีกครั้ง การเริ่มต้นนั้นรวมไปถึงการจัดระเบียบชีวิตและการงานให้ลงตัวสมดุลเสียใหม่ ซึ่งปีใหม่นี้ผมอยากแนะนำซอฟต์แวร์ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับชีวิตของคุณได้ใหม่อีกครั้ง

หลายคนอาจจะใช้ซอฟต์แวร์กันอยู่ซึ่งก็มีทั้งที่ใช้อยู่ทุกวัน และก็มีอยู่หลายตัวที่อาจจะใช้กันอยู่แล้วแต่ไม่ทราบว่ามันใช้อะไรได้มากแค่ไหน 

1. Google Map

หลายคนรู้จักกันดี แต่ทราบหรือไม่ว่า Google Map สามารถแชร์ตำแหน่งของเราให้ใครก็ได้ทั่วโลกเข้าไปในไลน์หรือในแชทอะไรก็ได้ คนรับจะทราบเลยว่าเราอยู่จุดไหนบนแผนที่ได้เลย การแชร์ตำแหน่งขณะเดินทางวิธีการง่าย ๆ คือจะมีตัวเลขบอกว่าอีกกี่นาทีจะถึงปลายทาง กดที่จุดนั้นจะมีเมนู มีข้อความขึ้นมาว่า Share trip progress คือการแบ่งปันตำแหน่งว่าตอนนี้เราอยู่ตรงจุดใด ให้ก๊อปปี้ลิงก์นั้นแล้วแชร์ได้เลย 

อีกแบบคือ การติดตามคนที่ต้องการทราบตำแหน่งของเขา ใน Google Map จะมีความสามารถหนึ่งที่ชื่อว่า Location sharing หรือการแบ่งปันตำแหน่งของคนคนนั้น วิธีการคือบน Google Map ด้านบนจะมีรูปภาพของเราเมื่อกดเข้าไปจะเจอเมนู  Location sharing จะมีให้เลือกว่าเราจะแชร์ตำแหน่งของเรากี่ชั่วโมง หรือจะแชร์ไปเรื่อย ๆ ก็ได้ซึ่งอย่งหลังนี้ถ้าเราก็อปปี้ลิงก์มาแล้วแชร์ให้ใคร เขาจะเห็นตำแหน่งของเราตลอดเวลาบน Google Map หากต้องการรู้ตำแหน่งของคนอื่นจำเป็นต้องให้เขาแชร์ตำแหน่งมาให้เรา เจ้าของแอคเคานท์ต้องเป็นคนอนุญาตให้เปิดเผยเพราะเป็นสิทธิ์ส่วนบุคคล 

ความสามารถของ Google Map ในเรื่องนี้มีประโยชน์โดยเฉพาะในช่วงโควิดที่ผ่านมา ทำสามารถดูตำแหน่งย้อนหลังได้ว่าคนคนนั้นมีการเดินทางไปไหนมาบ้าง เช่นกันคือกดตรงรูปภาพของเราจะมีเมนู Your timeline หากมีการกดบันทึกตำแหน่งเอาไว้แล้ว หรือ Location history มันจะทำการเก็บข้อมูลไว้ตลอดเวลา จะสามารถดูย้อนหลังได้ว่าอยู่ที่ไหนมาบ้าง ผมใช้ Google Map มาเป็นสิบปี ผมสามารถดูย้อนหลังข้อมูลตัวเองได้ทั้งหมด แต่อย่าเพิ่งตกใจไป ข้อมูลย้อนหลังเหล่านี้สามารถลบออกได้เช่นเดียวกันครับ

2. โปรแกรม Note

ทุกวันนี้ผมไม่จดโน้ตใส่กระดาษหรือสมุด ไม่พกปากกามานานมากแล้ว ผมย้ายมาจดโน้ตในโปรแกรมมือถือ จุดเด่นคือโปรแกรมจดโน้ตในมือถือมีอยู่หลายแอปมาก และข้อดีคือใช้ได้ทั้งบนมือถือ แท็บเล็ต และบนคอมพิวเตอร์ เราสามารถจดบนอุปกรณ์ตัวไหนก็ได้ ตรงไหนก็ได้ เพราะโน้ตมันจะถูกอัปโหลดขึ้นไปบนคลาวด์ทำให้เราสามารถเข้าถึงโน้ตได้ตลอดเวลา 

บางครั้งที่ไม่มีอุปกรณ์อะไรเลย ไม่มีมือถือหรือคอมพิวเตอร์ส่วนตัว แค่หาอินเทอร์เน็ตคาเฟ่แล้วเข้าเว็บไซต์โปรแกรมโน้ตก็สามารถเข้าถึงโน้ตได้ตลอดเวลา ผมจดโน้ตบนออนไลน์มาเป็นสิบปี มีอยู่ห้าถึงหกพันกว่าโน้ต ผมก็สามารถค้นหาโน้ตเก่า ๆ ได้

เวลาไปประชุมบางครั้งผมไม่จดแต่ใช้วิธีอัดเสียงเอาไว้ หรือหากมีการเขียนบนไวท์บอร์ดก็เพียงถ่ายรูปไวท์บอร์ดแล้วเซฟไว้ในโน้ตด้วยเหมือนกัน ผมสามารถเก็บข้อมูลทุกอย่าง ไอเดียต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น ผมก็สามารถนำข้อมูลที่ผมจดในโน้ต เสียง หรือภาพถ่าย แชร์ให้กับทีมงานไปทำงานต่อได้เลย โปรแกรมที่ผมใช้อยู่ชื่อว่า Evernote ใช้มาเป็นสิบปีแล้ว 

Google เองก็มีโปรแกรมตัวหนึ่งชื่อว่า Google Keep เป็นโปรแกรมจดโน้ตที่ใช้ฟรี แต่หากใช้ Apple ก็มีโปรแกรมโน้ตเหมือนกันอยู่ใน iPhone, iPad เชื่อมกับ iCloud บนเครื่อง Mac แต่ปัญหาโปรแกรมใน Apple ก็คือต้องใช้อุปกรณ์ค่าย Apple เท่านั้น ข้ามค่ายไม่ได้ ส่วนทางฝั่ง Microsoft เองก็มีเหมือนกันชื่อโปรแกรม Microsoft OneNote 

ดังนั้น ผมจึงต้องพยายามหาโปรแกรมที่สามารถทำงานข้ามแพลตฟอร์มได้ และผมเลิกจดโน้ตใส่กระดาษนานแล้วเพราะเสี่ยงข้อมูลหายได้ง่าย แต่การจดใส่โปรแกรมในมือถือ สามารถเก็บข้อความ วันเดือนปีเกิด ที่อยู่ เบอร์โทรของเพื่อน เลขบัญชีธนาคาร ฯลฯ ไว้ในโปรแกรมโน้ตได้หมดเลย ข้อดีคือข้อมูลอยู่กับเราตลอดเวลาขอแค่มีอินเทอร์เน็ตเท่านั้น ผมอยากให้ทุกท่านลดการใช้กระดาษลงและหันมาพิมพ์หรือเขียนลงในโปรแกรมโน้ตในออนไลน์กันให้มากขึ้น

3. โปรแกรมบริหารการเงินส่วนตัว

บางคนมีการจดบันทึกรายรับ-รายจ่ายอยู่แล้ว แต่จะดีกว่าไหมถ้าไม่ต้องมานั่งจดหรือสรุปลงกระดาษ ตอนนี้มีแอปพลิเคชันที่ไม่ต้องมาจดแต่จะสรุปข้อมูลให้ได้หมดเลยว่าเดือนหนึ่งเราใช้จ่ายไปกี่บาท กับอะไรบ้าง มีบัตรเครดิตกี่ใบใช้รูดอะไรบ้าง แยกเป็นกลุ่ม ๆ ให้เลย อาทิ กลุ่มอาหาร 

แอปตัวนี้ชื่อว่า MoneyWiz เป็นโปรแกรมที่มีจุดเด่นคือสามารถเชื่อมต่อกับธนาคารของไทยได้ ฉะนั้นเมื่อลงแอปนี้แล้วเราสามารถกดเชื่อมแอปธนาคารไทยได้เลย เมื่อล็อกอินอินเทอร์เน็ตแบงค์กิ้งแล้วแอปนี้จะดึงข้อมูล statement ของทุกวันเข้ามาเก็บไว้โดยอัตโนมัติ นอกจากนั้นยังสามารถเชื่อมบัตรเครดิตของธนาคารได้ทุกธนาคาร แม้แต่ข้อมูลไลน์แมนหรืออื่น ๆ ก็ดึงได้ เดี๋ยวนี้ระบบธนาคารมี OTP เพื่อความปลอดภัยมากยิ่งขึ้นจึงไม่ค่อยน่ากลัวอย่างที่คิด

เมื่อแอปดึงข้อมูลธุรกรรมต่าง ๆ มาอยู่ที่เดียวโดยมีการแบ่งหมวดหมู่ให้ด้วย เช่น ร้านอาหาร ซื้อแอป เติมเกม ฯลฯ  ซึ่งจะทำการตั้งบัดเจ็ทหรือโควตาได้ว่าเดือนหนึ่งเราจะใช้เท่าไหร่ เมื่อใช้เกินงบที่ตั้งไว้ แอปจะทำการตั้งเตือนว่าใช้เกินแล้ว ที่สำคัญหากมีพอร์ตหุ้นหรืออื่น ๆ ก็สามารถแอดเข้าไปได้ด้วยเช่นกัน และมันจะไปดึงราคาหุ้น ณ วันนั้นมาให้แบบเรียลไทม์

คุณสามารถควบคุม wealth หรือความมั่งคั่งของคุณได้คือ 1.เงินสด จะรู้ว่ามีอยู่เท่าไหร่ หนี้ในบัตรเครดิตเป็นอย่างไรในแต่ละวัน 2.ในแง่เรื่องหุ้น กองทุน 3.ที่สุดยอดมากก็คือต่อเข้ากับคริบโตได้ด้วย เมื่อเราดูภาพรวมทั้งหมดจะเห็นว่าเดือนนี้เรามีรายได้เท่าไหร่ ค่าใช้จ่ายกี่บาท เดือนนี้เรามีกำไรหรือขาดทุน มันจะบอกได้ทั้งพอร์ตเลย 

MoneyWiz เป็นแอปแบบ freemium ครับ แต่ส่วนตัวผมจ่ายค่าใช้จ่าย เพราะผมใช้มันเป็นเครื่องมือบริหารการเงินในชีวิตของผมหมดเลย เพราะง่าย สะดวก ปลอดภัยกว่า ชีวิตง่ายขึ้นมาก และเห็นว่าเดือนหนึ่ง ๆ เราใช้อะไรไปบ้าง มีรีพอร์ตให้ดูข้อมูลธุรกรรมการเงินทั้งหมดอยู่ในที่เดียวกัน มันเวิร์คมากครับ  เลยอยากแนะนำให้ใช้กัน

ส่วนตัวอื่น ๆ ก็จะเป็นระบบการทำงานบนคลาวด์ แค่มีมือถือเครื่องเดียวก็ทำงานได้ บางทีไม่มีก็ยังทำได้ มีคอมพิวเตอร์ที่ไหนก็ทำงานได้เลย เพราะมันอยู่บนคลาวด์ทั้งหมด ขอแค่มีอินเทอร์เน็ตก็ทำงานได้ทันที และเรื่องความปลอดภัยป้องกัน โปรแกรมหลายตัวจะมีการใส่รหัสเอาไว้ทั้งแบบ OTP และ 2FA (Two-Factor Authentication) เพื่อความปลอดภัยที่เพิ่มมากขึ้น 

ฉะนั้น สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณใช้ชีวิตได้ง่ายขึ้น สะดวกขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น ต้องใช้ครับถึงจะรู้